Informatievoorziening en automatisering

Geheugen van Gouda

Het doel van het programma “Geheugen van Gouda” is de (digitale) dienstverlening te verbeteren door informatie op een betere manier te verwerken en op te slaan, zodat de informatie tevens eenvoudiger terug te vinden is. In 2018 is het technisch fundament wat zaakgericht werken mogelijk maakt aangeschaft en geïmplementeerd. Op dit fundament zijn in 2018 de eerste 5 zaakgerichte producten in gebruik genomen. Het Social Intranet is verder geïmplementeerd. Het juridisch beleidskader is geactualiseerd en waar nodig uitgebreid. Een technische oplossing voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van ons organisatiegeheugen is in de vorm van een (pr)e-depot ingericht en gevuld met de eerste gegevensbron. Tot slot zijn de voorbereidingen voor een projectenomgeving gebaseerd op het Microsoft Office 365 platform gestart en is de basis voor een kwaliteitssysteem Informatiebeheer gerealiseerd.

Standaardisatie ICT

De organisatie heeft zich ten doel gesteld door standaardisatie het aantal applicaties waar mogelijk terug te dringen. In 2018 zijn de mogelijkheden geïnventariseerd. In het nieuwe informatieplan wordt aangegeven hoe de sturing op het aantal applicaties wordt ingericht en welke maatregelen daartoe worden genomen met o.a. aanvragen door een Wijziging Advies Commissie (WAC) te behandelen.

Met Waddinxveen en Zuidplas is een samenwerking op ICT-beheer gestart. Daarbinnen worden ook de mogelijkheden tot gemeenschappelijk gebruik van applicaties en het samen werken bij informatiekundige vraagstukken onderzocht. Vanaf de start van de overeenkomst vindt al samenwerking plaats met twee applicaties, de Microsoft - kantoorautomatisering en het licentiebeheer betreft van o.a. Microsoft, Citrix en Oracle. Het laatste is een onderdeel van de ICT-overeenkomst.